CONDITIONS GÉNÉRALES - GÉO-HOLIDAYS

A- Conditions générales de la commission de litiges voyages

Article 1 : Champ d’application
Ces conditions générales sont d’application aux contrats d’organisation et d’intermédiaire de voyages tels que définis par la loi belge du 16 février 1994 régissant le contrat d’organisation et d’intermédiaire de voyages.

Article 2 : Promotion
1. Les informations contenues dans la brochure de voyages engagent l’organisateur ou l’intermédiaire de voyages qui a édité ladite brochure à moins que :
a) Les modifications dans ces informations n’aient été clairement communiquées au voyageur, par écrit et avant la conclusion du contrat ;
b) Les modifications n’interviennent qu’ultérieurement, à la suite d’un accord écrit entre les parties au contrat.
2. L’organisateur et/ou l’intermédiaire de voyages peut supprimer, à durée déterminée ou indéterminée, tout ou partie de sa promotion de voyages.

Article 3 : Information à charge de l’organisateur et/ou de l’intermédiaire de voyages
L’organisateur et/ou l’intermédiaire de voyages sont tenus :
1. Avant la conclusion du contrat d’organisation ou d’intermédiaire de voyages, de communiquer aux voyageurs par écrit :
a) Les informations d’ordre général concernant les passeports et visas ainsi que les formalités sanitaires nécessaires pour le voyage et le séjour, pour permettre au voyageur de rassembler les documents nécessaires. Les voyageurs non belges doivent s’informer des formalités administratives à accomplir auprès de l’(des) ambassade(s) ou consulat(s) concerné(s) ;
b) Les informations relatives à la souscription et au contenu d’une assurance et/ou assistance ;
c) Les conditions générales et particulières applicables aux contrats ;
2. Au plus tard 7 jours calendrier avant la date du départ, de fournir par écrit aux voyageurs les informations suivantes :
a) Les horaires, les lieux des escales et correspondances ainsi que, si possible, l’indication de la place à occuper par le voyageur ;
b) Le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, de fax et/ou l’adresse e-mail, soit de la représentation locale de l’organisateur et/ou de l’intermédiaire de voyages, soit des organismes locaux susceptibles d’aider le voyageur en cas de problème, soit directement de l’intermédiaire ou de l’organisateur de voyages ;
c) Pour les voyages et séjours de mineurs d’âge à l’étranger, les informations permettant d’établir un contact direct avec l’enfant ou avec le responsable sur place de son séjour.
Le délai de 7 jours calendrier visé ci-dessus n’est pas applicable en cas de contrat conclu tardivement.

Article 4 : Information de la part du voyageur
Le voyageur doit fournir à l’organisateur et/ou à l’intermédiaire de voyages tous les renseignements utiles qui lui sont demandés expressément ou qui pourraient influencer raisonnablement le bon déroulement du voyage.
Si le voyageur fournit des renseignements erronés qui entraînent des coûts supplémentaires pour l’organisateur et/ou l’intermédiaire de voyages, ces coûts peuvent lui être portés en compte.

Article 5 : Formation du contrat 
1. Lors de la réservation du voyage, l’organisateur ou l’intermédiaire de voyages est tenu de délivrer au voyageur un bon de commande conformément à la loi.
2. Le contrat d’organisation de voyages prend cours au moment où le voyageur reçoit la confirmation écrite de la réservation délivrée par l’organisateur de voyages, par l’entremise ou non de l’intermédiaire de voyages qui, dans ce cas, agit au nom de l’organisateur de voyages.
Si le contenu du bon de commande diffère de celui de la confirmation du voyage ou si la confirmation n’a pas lieu au plus tard dans les 21 jours de la signature du bon de commande, le voyageur peut supposer que le voyage n’a pas été réservé et a droit au remboursement immédiat de tous les montants déjà payés.
3. En cas d’inscription d’un mineur d’âge, le bon de commande sera signé par le représentant légal de celui-ci. La signature sera accompagnée de l’indication du nom, prénom, domicile et lien avec le mineur d’âge.

Article 6 : Le prix
1. Le prix convenu dans le contrat n’est pas révisable, sauf si le contrat en prévoit expressément la possibilité de même que son mode de calcul exact et pour autant que la révision soit consécutive aux variations :
a) Des taux de change appliqués au voyage, et/ou
b) Du coût des transports, y compris le coût du carburant, et/ou
c) Des redevances et taxes afférentes à certains services.
Il faut, dans ces cas, que les variations visées donnent également lieu à une réduction du prix.
2. Le prix fixé dans le contrat ne peut en aucun cas être majoré au cours des 20 jours civils précédant le jour du départ.
3. Si la majoration excède 10% du prix global, le voyageur peut résilier le contrat sans indemnité. Dans ce cas, le voyageur a droit au remboursement immédiat de toutes les sommes qu’il a payées à l’organisateur de voyages.

Article 7 : Paiement du prix
1. Sauf convention expresse contraire, le voyageur paye, à titre d’acompte, à la signature du bon de commande, une fraction du prix global ou total du voyage fixé dans les conditions particulières de voyage.

2. Dans le cas où le voyageur resterait en défaut de payer l’acompte ou le prix du voyage qui lui est dûment réclamé, après avoir fait l’objet d’un rappel écrit et ensuite avoir été mis en demeure de manière légale, l’organisateur et/ou l’intermédiaire de voyages auront le droit de résilier de plein droit le contrat qui le(s) lie à celui-ci et de mettre les frais à charge de voyageur. Toute mise en demeure légale donnera le droit à l’organisateur de porter des frais administratifs de 40 euros par envoi. Tout frais relatif aux démarches de recouvrement ultérieures sera réclamé en plus en voyageur.
3. Sauf convention contraire sur le bon de commande, le voyageur paye le solde du prix au plus tard un mois avant le départ, à condition qu’il ait préalablement reçu ou qu’il reçoive simultanément, la confirmation écrite du voyage et/ou les documents de voyage.

Article 8 : Cessibilité de la réservation
1. Le voyageur peut, avant le début du voyage, céder son voyage à un tiers qui devra remplir toutes les conditions du contrat d’organisation de voyages. Le cédant doit informer l’organisateur de voyages et le cas échéant, l’intermédiaire de voyages, de cette cession, suffisamment longtemps avant le départ.
2. Le voyageur qui cède son voyage et le cessionnaire sont solidairement responsables du paiement du prix total du voyage et des frais de la cession.

Article 9 : Modifications par le voyageur
L’organisateur et/ou l’intermédiaire de voyages peuvent porter en compte au voyageur tous les frais résultant de modifications demandées par celui-ci.

Article 10 : Modifications avant le départ par l’organisateur de voyages
1. Si, avant le départ, un des éléments essentiels du contrat ne peut être exécuté, l’organisateur de voyages doit en avertir le voyageur le plus rapidement possible, et en tout cas avant le départ, et l’informer de la possibilité de résilier le contrat sans pénalité, sauf si le voyageur accepte la modification proposée par l’organisateur de voyages.
2. Le voyageur doit informer l’intermédiaire ou l’organisateur de voyages de sa décision dans les meilleurs délais et en tout cas avant le départ.
3. Si le voyageur accepte la modification, il y a lieu d’établir un nouveau contrat ou un avenant au contrat dans lequel figurent les modifications apportées et leur incidence sur le prix.
4. Si le voyageur n’accepte pas la modification, il peut demander l’application de l’article 11.

Article 11 : Résiliation avant le départ par l’organisateur de voyages par Géo Holidays Asbl (sauf cas de Covid-19 voir ARM C-2020-40676)
1. Si l’organisateur résilie le contrat avant le début du voyage en raison de circonstances non imputables au voyageur, celui-ci a le choix entre :
a) Soit l’acceptation d’une autre offre de voyage de qualité équivalente ou supérieur, sans avoir à payer de supplément ; si le voyage offert en substitution est de qualité inférieur, l’organisateur de voyages doit rembourser au voyageur la différence de prix dans les meilleurs délais ;
b) Soit le remboursement, dans les meilleurs délais, de toutes les sommes versées par lui en vertu du contrat.
2. Le voyageur peut également, le cas échéant, exiger une indemnisation pour la non-exécution du contrat, sauf :
a) Si l’organisateur de voyages annule le voyage parce que le nombre minimum de voyageurs prévus dans le contrat, nécessaire à l’exécution de celui-ci, n’a pas été atteint et si le voyageur en a été informé par écrit dans le délai qui y était prévu, au moins 15 jours civils avant la date de départ ;
b) Si l’annulation est la conséquence d’un cas de force majeure, en ce non compris les surréservations. Par cas de force majeure, il faut entendre des circonstances anormales et imprévisibles, indépendantes de la volonté de celui qui les invoque et dont les conséquences n’auraient pas pu être évitées malgré toute la diligence déployée.

Article 12 : Non-exécution partielle ou totale du voyage
1. S’il apparaît au cours du voyage qu’une part importante des services faisant l’objet du contrat ne pourra être exécutée, l’organisateur de voyages prend toutes les mesures nécessaires pour offrir au voyageur des substituts appropriés et gratuits en vue de la poursuite du voyage.
2. En cas de différence entre les services prévus et les services réellement prestés, il dédommage le voyageur à concurrence de cette différence.
3. Lorsque de tels arrangements sont impossibles ou que le voyageur n’accepte pas ces substituts pour des raisons valables, l’organisateur de voyages doit lui fournir un moyen de transport équivalent qui le ramène au lieu de départ et est tenu, le cas échéant, de dédommager le voyageur.

Article 13 : Résiliation par le voyageur
Le voyageur peut, à tout moment, résilier tout ou partie du contrat. Si le voyageur résilie le contrat pour une raison qui lui est imputable, il dédommagera l’organisateur de voyages et/ou l’intermédiaire de voyages pour le préjudice subi à la suite de la résiliation. Le dédommagement peut être fixé forfaitairement dans les conditions particulières ou dans le programme, mais il ne peut s’élever qu’à une fois le prix du voyage au maximum.

Article 14 : Responsabilité de l’organisateur de voyages
1. L’organisateur de voyages est responsable de la bonne exécution du contrat conformément aux attentes que le voyageur peut raisonnablement avoir sur la base des dispositions du contrat d’organisation de voyages et des obligations découlant de celui-ci, indépendamment du fait que ces obligations doivent être remplies par lui-même ou d’autres prestataires de services, et ce sans préjudice du droit de l’organisateur de voyages de poursuivre les autres prestataires de services en responsabilité
2. L’organisateur de voyages est responsable des actes et négligences de ses préposés et représentants, agissant dans l’exercice de leurs fonctions, autant que de ses propres actes et négligences.
3. Si une convention internationale s’applique à une prestation faisant l’objet du contrat d’organisation de voyages, la responsabilité de l’organisateur de voyages est exclue ou limitée conformément à cette convention.
4. Pour autant que l’organisateur de voyages n’exécute pas lui-même les prestations de services prévues dans le contrat, sa responsabilité cumulée pour dommages matériels et la perte de la jouissance du voyage est limitée à concurrence de deux fois le prix du voyage.
5. Pour le surplus, les articles 18 et 19 de la loi du 16 février 1994 sont d’application.

Article 15 : Responsabilité du voyageur
Le voyageur répond du préjudice causé à l’organisateur et/ou l’intermédiaire de voyages, à leurs préposés et/ou à leurs représentants, par sa faute ou à la suite de la non-exécution de ses obligations contractuelles. La faute est appréciée par référence au comportement normal d’un voyageur.

Article 16 : Procédure de plainte
1. Avant le départ
Si le voyageur a une plainte avant le départ, il doit l’introduire au plus vite par lettre recommandée ou contre accusé de réception, auprès de l’intermédiaire ou de l’organisateur de voyages
2. Pendant le voyage
Les plaintes qui surviennent durant l’exécution du contrat doivent être introduits au plus vite sur place, de manière appropriée et pouvant service de preuve, afin qu’une solution puis être recherchée. A cet effet, le voyageur s’adressera – dans l’ordre suivant- à un représentant de l’organisateur de voyages ou à un représentant de l’intermédiaire de voyages, ou directement à l’intermédiaire de voyages, ou finalement, directement à l’organisateur de voyages.
3. Après le voyage
Les plaintes qu’il est impossible d’introduire sur place ou qui n’ont pas été résolues sur place de façon satisfaisante doivent être introduites exclusivement et au plus tard un mois après la fin du voyage auprès de l’intermédiaire et/ou auprès de l’organisateur de voyages, soit par lettre recommandée, soit contre accusé de réception. La plainte sera accompagnée des justificatifs et éléments de preuve sur lesquels elle se fonde. L’organisateur y répondra sur tous les points qu’elle comporte dans le mois de sa réception.

Article 17 : Procédure de conciliation
1. En cas de contestation, les parties doivent d’abord tenter de trouver un arrangement à l’amiable entre eux.
2. Si cette tentative de règlement à l’amiable n’a pas réussi dans un délai de 1 à 3 mois, chacune des parties concernées pourra s’adresser au secrétariat de la cellule conciliation de l’asbl Commission de Litiges Voyage pour entamer une procédure de conciliation. Toutes les parties doivent marquer leur accord.
3. Le secrétariat procurera aux parties une brochure d’information, un règlement de conciliation et un « accord de conciliation ». Dès que les parties concernées ont rempli et ont signé cet accord (en commun ou séparément), et dès que chaque partie a payé les frais pour la procédure de conciliation sera entamée.
4. Conformément à la procédure simple décrite dans le règlement, un conciliateur impartial prendra contact avec les parties pour poursuivre une conciliation équitable entre elles.
5. L’accord éventuellement atteint sera acté dans une convention liant les parties.

Secrétariat de la « Cellule conciliation » :
Téléphone : 02/277 61 80
Fax : 02/277 91 00
e-mail : conciliation.clv@skynet.be

Article 18 : Arbitrage ou tribunal
1. Si aucune procédure de conciliation n’a été entamée ou si celle-ci a échouée, la partie plaignante peut engager une procédure d’arbitrage devant la Commission de Litiges Voyages ou une procédure devant le tribunal ordinaire.
2. Le voyageur, qu’il soit partie demanderesse ou partie défenderesse, n’est jamais obligé d’accepter la compétence de la Commission de Litiges Voyages.
3. L’organisateur ou l’intermédiaire de voyage qui est partie défenderesse ne pourra refuser une procédure d’arbitrage que si les montants revendiqués dépassent les 1.250 €. Il dispose pour cela d’un délai de 10 jours civils à dater de la réception de la lettre recommandée signalant l’ouverture d’un dossier d’un montant de 1.250 € ou plus à la Commission de Litiges Voyages.
4. Cette procédure d’arbitrage est soumise à un règlement des litiges, et peut être entamée après l’introduction d’une plainte auprès de l’entreprise même dès qu’il s’avère qu’une solution amiable n’a pu être trouvée ou dès que 4 mois se sont écoulés à partir de la fin(prévue) du voyage (ou éventuellement à partir de la prestation qui a donné lieu au litige). Les litiges concernant les dommages corporels ne peuvent être réglés que par les tribunaux.
5. Le collège arbitral, composé paritairement rend une sentence contraignante et définitive, conformément au règlement des litiges. Aucun appel n’est possible.

Secrétariat du collège arbitral, et secrétariat général de la Commission de Litiges Voyages :
Téléphone : 02/277 62 15 (9h à 12h)
Fax : 02/2779100
City Atrium, Rue du Progrès 50, 1210 Bruxelles
e-mail : clv.gr@skynet.be

Article 19 : Traitement des données personnelles
En application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 18 mai 2016, l’organisateur déclare avoir pris les mesures suivantes :

1. L’organisateur garantit mettre en permanence à disposition de l’organisation un responsable de traitement des données personnelles qui peut être contacté par tout voyageur (ou ses représentants légaux lorsque celui-ci est mineur d’âge), ou plus généralement tout intéressé, au moyen d’une demande écrite envoyée à l’adresse e-mail du site de l’organisateur ou par courrier postal. Ce responsable de traitement des données personnelles s’engage à répondre à chaque demande dans un délai raisonnable, le cas échéant y donner suite ou justifier la raison pour laquelle il refuse de le faire.
2. Les données personnelles des voyageurs ou de leurs représentants légaux si ceux-ci sont mineurs d’âge sont celles reprises au formulaire d’inscription. Ces données sont déterminées comme étant celles nécessaires ou utiles à l’identification du voyageur par rapport au séjour objet de son inscription.
3. Les données personnelles individuelles détenues par l’organisation sont consultables par l’intéressé ou par ses représentants légaux sur simple demande écrite telle que stipulée au point 1. ci-dessus.
4. Le responsable de traitement des données personnelles effectuera dans les plus brefs délais les demandes de modification relatives aux données personnelles qui lui sont adressées par l’intéressé. Il aura le droit, le cas échéant, de demander les pièces justificatives qui étayent la demande avant d’effectuer celle-ci.
5. Les données personnelles sont conservées jusqu’au terme du contrat que les présentes conditions générales régissent, c’est-à-dire jusqu’au terme du délai d’un mois dans lequel l’intéressé est autorisé à formuler une plainte aux termes de la procédure décrite à l’article 16. 3., ou, s’il est fait usage de cette procédure, jusqu’à la clôture définitive de celle-ci.
6. Le voyageur (ou ses représentants légaux lorsque ceux-ci sont mineurs d’âge et âgés de moins de 16 ans) donne son consentement en connaissance de cause au sujet du fait que des photos individuelles ou de groupe comportant son image soient diffusées sur le site ou des documents papier émanant de l’organisateur comme souvenir ou présentation du séjour. Il a toutefois le droit d’exiger qu’une ou plusieurs photos sur lesquelles il figure soient retirées. Pour ce faire, il s’adresse au responsable de traitement des données personnelles conformément à ce qui est repris au point 1. ci-dessus.

Article 20 : Assurance 
Géo Holidays Asbl est couvert auprès de MsAmlin Police LXX084542 pour l’organisation de séjours sportifs et culturels et pour l’insolvabilité financière.

B- Conditions particulières ASBL Géo Holidays

Article 21 : Inscription par internet
Une fois l’inscription réalisée via le site internet de l’ASBL Géo Holidays, le voyageur a 2 jours ouvrables afin de verser les 150 € d’acompte + l’assurance annulation (si elle est contractée par leur soin) selon les informations fournies par le site.
Dans le cas où le voyageur ne paierait pas cet acompte endéans les 2 jours ouvrables, l’inscription étant considérée comme définitive, l’ASBL Géo Holidays exigera 50% du montant total du séjour au voyageur comme frais. 

Le solde du séjour doit être payé un mois avant le départ.

Pour toute inscription last minute (- de 15 jours avant le départ), la totalité du séjour doit être payée au moment de l’inscription.

Article 22 : Annulation par le voyageur
Pour les séjours sportifs et culturels, si le voyageur décide d’annuler son séjour par lui-même, aucun remboursement ne sera effectué.
Sauf si le voyageur a contracté et payé la totalité du séjour (y compris l’assurance annulation qui doit être payé avec l’acompte) lors de sa réservation. Sur présentation d’un certificat médical ou tout autre justificatif entrant dans les conditions générales de l’assurance annulation alors le montant payé lui sera remboursé. 

L’assurance annulation est contractable jusqu’à 30 jours avant le départ.

Pour les séjours scolaires, le montant dû pour toute annulation par le voyageur est de : 50 % de la somme total du contrat si l’annulation vient +de 30 jours avant la date d’excécution du séjour. 75 % de la somme total du contrat si l’annulation vient -de 30 jours avant la date d’excécution du séjour. 100 % de la somme total du contrat si l’annulation vient -de 20 jours avant la date d’excécution du séjour. 

Article 23 : Cause de refus d’un voyageur
1. L’ASBL Géo Holidays se réserve le droit de refuser qu’un voyageur participe à une ou plusieurs activités durant un voyage si ce dernier montre des signes de consommation d’alcool ou de drogue ne permettant pas le bon déroulement du voyage.
2. Pour le bon déroulé des stages sportifs, Géo Holidays se réserve le droit d’exclure du stage l’adolescent et de le remettre à responsabilité des parents avec effet immédiat si ceux-ci décident de réserver dans le même hôtel que le stagiaire.

Article 23 bis : Taille et poids des bagages
Concernant les bagages, il est conseillé de prendre un grand sac de sport (maximum 20kg) ou une valise de taille standard (80 x 70 x 30 cm) ne dépassant pas 20 kg également. Un sac à dos est autorisé à prendre dans le car. Pensons au dos du chauffeur et à avoir assez de place dans la soute du car.

Article 24 : Assurance accidents
L’assurance contre les accidents pour les participants et les cadres est à charge des participants (via carte eurocross). Les éventuels soins médicaux et pharmaceutiques le sont aussi. Si le client prend une assurance annulation complémentaire en aucun cas l’acompte ne sera remboursé (celui-ci convrira les frais de dossier) même si annulation avec un certificat médical.

Article 25 : R.O.I.

La commande d’un voyage avec Geo Holidays ainsi que la qualité de voyageur impliquent l’adhésion sans réserve du voyageur aux Règlements d’ordre intérieur (ROI) qui s’appliquent aux catégories d’âge respectives.  Ces ROI sont consultables sur notre site www.geo-holidays.com

La participation aux camps, stages et séjours sportifs suppose que le participant soit en bon état de santé et ne présente aucune affection ou trouble, qu’il ne nécessite aucun soin ou attention spécifique de la part de l’encadrement et que la pratique du sport par ce participant puisse se faire sans précautions ou limitations particulières.  Il vous appartient au moment de la commande de signaler toute situation particulière susceptible de correspondre aux conditions énoncées ci-avant car elle ne peut être prise en charge par notre encadrement sans risque.

Dans tous les cas, nous nous nous réservons sur base de votre déclaration de ne pas accepter votre commande si nous estimons que ces critères de santé ne sont pas rencontrés ou que la prise en charge d’un participant ne peut se faire sans risque particulier ou nécessite un encadrement spécifique.

De même toute situation particulière non signalée au plus tard lors de la commande et constatée par la suite, nous contraindra à annuler l’inscription et les frais éventuellement exposés par nos soins resteront dans ce cas (absence de déclaration ou déclaration incomplète) à votre charge.

Article 26 : Test covid
Géo Holidays asbl se réserve le droit de demander à ses clients un test salivaire ou auto-test antigénique avant le départ. Et ce, en plus des mesures sanitaires en vigueur, au moment du départ, lors d’un séjour organisé par Géo Holidays.